Como aumentar a retenção de uma escola de idiomas e acabar com os desafios!
Captar novos alunos é muito importante, mas manter a aumentar a retenção de uma escola de idiomas também é imprescindível!
Uma das maiores dificuldades das escolas de idiomas não está em vender os cursos ou captar novos alunos, mas sim em manter os atuais.
Isso se dá por diversas razões, e algumas serão citadas aqui. É importante frisar que as situações aqui descritas e as soluções podem não englobar algumas peculiaridades do seu negócio. Por isso, é importante adaptar o conteúdo aprendido e utilizá-lo a favor da sua instituição de ensino!
Vamos lá!
O QUE É A RETENÇÃO?
É o índice de alunos que se mantêm ativos em uma escola de idiomas. Através dele, é possível identificar a quantidade de alunos que, por algum motivo, deixaram de frequentar a instituição de ensino.
POR QUE ELA É TÃO IMPORTANTE?
Quando uma escola de idiomas não se preocupa o suficiente com a retenção de alunos, corre o risco de apenas captar novos alunos, isso SE captar algum aluno novo, o que dará início a um ciclo infinito de captação e perdas.
Por isso, é importante investir em elementos que colaborem para a retenção dos alunos dentro da escola de idiomas, a fim de prevenir problemas como a evasão excessiva de alunos.
Além disso, um índice de retenção permite o acompanhamento de casos que podem se transformar em desafios, isto é, alunos que não deixaram a escola por motivos externos, mas sim por influências dentro da própria escola, como infraestrutura, gestão, falta de profissionalismo por parte do corpo docente ou a qualidade do próprio curso.
Com isso, estabelecemos o nosso primeiro passo: entender a importância de aumentar a retenção de uma escola de idiomas!
A segunda parte já é um pouco mais complexa. Precisamos entender como analisar esse índice de descontentamento dos alunos e, posteriormente, como lidar com ele e desenvolver medidas eficazes para reduzi-lo!
ENTENDER OS ALUNOS É FUNDAMENTAL!
A partir do momento que você obtém a relação de alunos que não se fazem presentes na instituição de ensino, será preciso contatar cada um deles e entender cada caso.
Dessa forma, você terá registradas as informações para cada um dos alunos, o que permitirá a criação de planos de ação que irão contemplar os alunos e resolver os desafios.
É importante investir em uma comunicação amigável e que transmita a sensação de que você se importa com o aluno e com a situação desagradável que o está acometendo.
É claro que, nem sempre você será bem recebido. Independentemente disso, será necessário manter a compostura e colocar a sua educação em exercício, sempre!
Converse com o aluno (ou seus responsáveis, caso menor de idade) e entenda o que está acontecendo. Tente contatá-lo por telefone, e-mail ou qualquer outro meio de contato que se faça disponível. SEMPRE COMECE PERGUNTANDO SE ESTÁ TUDO BEM antes de ir direto ao ponto das ausências.
A partir daí, a conversa deverá fluir naturalmente. É importante compreender a causa das ausências e registrá-las em um sistema ou planilha, porque isso permitirá que esses dados fiquem visíveis para todos que forem incluídos no plano de ação.
Lembre-se: toda informação importa. Não interessa se é apenas um detalhe ou uma história – tudo deve ficar devidamente registrado!
É importante, também, que não haja qualquer tipo de proteção – se um ou mais alunos decidiram se ausentar das aulas por conta de algum professor, é imprescindível que esse fato seja registrado e comunicado, para que as devidas providências sejam tomadas e que a situação seja resolvida!
Isto é, se você realmente quiser aumentar a retenção de uma escola de idiomas!
AÇÃO
Essa é a etapa onde as coisas começam a ser colocadas em prática. O plano de ação deve começar utilizando os dados coletados durante a pesquisa com os alunos ausentes.
Será necessário possuir empatia e um olhar analítico, contemplando a visão geral do negócio e as medidas cabíveis. De repente, não adianta simplesmente distribuir a culpa entre o departamento pedagógico e trocar os funcionários. Isso provavelmente vai acabar saindo mais caro do que investir em treinamentos e na conscientização.
Se o problema estiver relacionado aos equipamentos ou materiais, será preciso analisar o que pode ser trocado, atualizado ou adaptado, visando melhorar a experiência do aluno.
A infraestrutura também se torna um problema mais complexo, pois quando é apontada como um motivo para os alunos estarem ausentes, significa que as coisas provavelmente estão sérias. Talvez não haja conforto ou o ambiente não propicie uma boa experiência de estudo. Independentemente da razão, é imprescindível que a diretoria e a gestão da escola analisem bem o que pode ser modificado e melhorado, mesmo que isso gere custos!
Para aumentar a retenção de uma escola de idiomas vale tudo e não existem custos excessivos, mas sim investimentos!
Podem, ainda, haver outras questões relacionadas a outros departamentos, como o comercial, por exemplo. Talvez a venda tenha acontecido de forma errada e promessas incabíveis tenham sido feitas. Para evitar e corrigir esse tipo de problema, será preciso investir na comunicação e no alinhamento entre departamentos, para que o departamento comercial esteja 100% ciente do que o pedagógico, a diretoria e a administração da escola fazem, a fim de evitar informações conflitantes e descontentamento.
Para determinar a prioridade das mudanças a serem realizadas, é importante separar os alunos em grupos, de acordo com as informações que foram distribuídas. Se 40% das ausências estão relacionadas à gestão da escola, será preciso rever como a escola está sendo conduzida e o que pode melhorar, pedindo, inclusive, sugestões dos funcionários, que normalmente são os primeiros a sofrerem com a gestão ruim.
Se 30% estiver relacionado ao pedagógico e mais 30% à infraestrutura, é importante priorizar o que pode ser mais agravante dentro dessas duas opções e resolver os problemas de forma gradual, para não causar impactos negativos durante as mudanças.
Dessa forma, você poderá aumentar a retenção da sua escola de idiomas e obter mais lucro, mantendo a satisfação dos alunos que já tem e captando novos clientes para o seu negócio.
Agora você já sabe como a retenção da sua escola de idiomas pode ser aumentada. Confira também o nosso outro texto, que detalha a importância da infraestrutura de uma escola!
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